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Recomendaciones para grupos que buscan Auspicio Fiscal

Con frecuencia, las personas, colectivos y organizaciones buscan Auspicio Fiscal porque tienen una oportunidad de recibir un donativo, pero no tienen exención contributiva. La búsqueda entonces puede tornarse un poco confusa y apresurada por la necesidad de recibir los fondos. La relación de  Auspicio Fiscal funciona mejor cuando se lleva a cabo como una colaboración, con propósitos y estilos de trabajo compatibles. A la hora de buscar Auspicio Fiscal, conviene tener claro qué se quiere lograr y con qué tipo de entidad se desea colaborar.

¿Por dónde empezar? Descripción del proyecto

Una manera sencilla de comenzar es identificar las necesidades y fortalezas de tu proyecto, la meta, y los objetivos. Luego, es importante anticipar las actividades que realizarás para lograr esas metas y objetivos. Al tener una una descripción detallada del proyecto, se puede  reconocer si se requieren seguros especiales, consideraciones específicas de propiedad intelectual, adquisición de terreno y propiedad, o venta de productos o servicios. Esa información también ayuda a la posible entidad auspiciadora a decidir si puede auspiciar el proyecto o no.

La descripción del proyecto para el que buscas Auspicio Fiscal debe incluir lo siguiente:

 

      • Tipo de actividades que se llevarán a cabo (Ej: sembrar en un huerto comunitario, dar clases de arte, crear una red vecinal de energía solar, abrir una cocina comunitaria, eventos musicales y teatrales, tutorías para estudiantes, abogar por política pública a favor de la comunidad, campaña educativa, etc.)
      • Cantidad de personas necesarias para gestar el proyecto y cuáles serán sus roles
      • Servicios profesionales temporeros (Ej: talleristas, servicios de jardinería, servicios de construcción, servicio de limpieza, servicios de planificación estratégica, etc.)
      • Materiales (Ej: artículos de oficina, computadoras, pintura, libros, mesas, herramientas de jardinería, materiales de arte, cámaras fotográficas, programas/softwares, etc.)
      • Equipo (vehículo, camioneta, sistemas de energía renovables o captación de agua, equipo de agricultura y conservación, equipos especializados de arte, equipos de limpieza de áreas públicas, etc.)
      • Dónde se realizarán las actividades y qué relación tienen -si alguna- con el espacio requerido (Ej: al aire libre, en un centro comunal alquilado, en una propiedad privada donada o alquilada, si se requiere adquisición de terreno, en una edificación, si se requiere alquiler de espacio, etc.)
      • Qué productos, si alguno, surgirán del proyecto (Ej: logos, obras de arte, documentos educativos, productos para la venta, etc.)
      • Resultados deseados de las actividades

¿Cómo saber si el Auspicio Fiscal apoya mi misión?

Cuando tengas una descripción escrita y detallada que describe el proyecto para el cual buscas auspicio, entonces debes considerar cómo la herramienta de Auspicio Fiscal podría apoyar su consecución; si el momento es el indicado para recibir Auspicio Fiscal; cuál es el tipo de organización con la que te gustaría tener una relación y qué tipo de Auspicio Fiscal necesitas.

Aquí algunas preguntas guía:

¿Qué queremos lograr con  la herramienta de Auspicio Fiscal?

  • Realizar proyectos alineados con propósitos caritativos, según lo definen el Departamento de Hacienda y el IRS.
  • Lograr cambios mediante acciones subvencionadas con fondos que requieren exención contributiva.
  • Desarrollar mi proyecto o nuestra organización a largo plazo.
  • Realizar un proyecto definido por un tiempo limitado.
  • Recibir fondos caritativos en lo que tramitamos nuestra exención contributiva.
  • Trabajar en colaboración con otra organización para lograr nuestra misión.

¿Estamos en el momento de recibir Auspicio Fiscal?

  •  Tenemos la capacidad de desarrollar y llevar a cabo proyectos
  • Tenemos metas claras de lo que queremos hacer y lograr
  • Somos un grupo de personas con experiencia trabajando para lograr metas en común
  • Tenemos estructura legal y entendemos qué implica (para OSFL y corporaciones)
  • Estamos en cumplimiento con el Departamento de Hacienda y el IRS (para OSFL y corporaciones)
  • Estamos en cumplimiento con el Departamento de Estado (para OSFL y corporaciones)
  • Tenemos una junta directiva (para OSFL y corporaciones)

 ¿Podemos compartir el control?

  • Queremos co-administrar fondos y responsabilidades de nuestros proyectos.
  • Nos interesa entrar en una relación con otra entidad.
  • Podemos aceptar que otra entidad tenga discreción final sobre fondos que necesitamos para nuestros proyectos.

 ¿Cuál sería la entidad auspiciadora ideal?

  • Nuestras misiones son compatibles. Tenemos objetivos en común
  • Nuestros valores y cultura de trabajo son compatibles. Tienen procedimientos escritos claros de co-manejo de fondos
  • Pueden atender nuestras necesidades (Ej: recursos humanos, seguros, recaudación de fondos y administración de propiedades)
  • El acuerdo de Auspicio Fiscal provee el balance de poder necesario para mantener agencia y libertad programática

 ¿Qué tipo de auspicio debemos buscar?

Por ejemplo:

Modelo A – Proyecto Directo:

  • No estamos incorporados en el Departamento de Estado de Puerto Rico.
  • Estamos incorporados como una corporación sin fines de lucro, pero no tenemos exención contributiva.
  • No tenemos capacidad de contabilidad para gestionar pagos.
  • Necesitamos seguros, plataformas de empleo y contratación, y otros elementos de contabilidad y administración.

Modelo C – Subvención Pre-Aprobada:

  • Estamos inscritos en el departamento de estado
  • Tenemos Junta Directiva activa y voluntaria.
  • Poseemos un equipo gestor de la organización.
  • Estamos en cumplimiento con el Departamento de Hacienda y el Departamento de Estado.
  • Tenemos capacidad administrativa y de contabilidad para manejar pagos, contrataciones, empleomanía, seguros y otros requisitos corporativos y de sin fines de lucro
  • Existen fondos suficientes para operar dentro de un sistema de reembolso

Cómo seleccionar  la entidad auspiciadora

Una vez tienes claro para qué sería beneficioso tener Auspicio Fiscal y cuál es el proyecto, empieza  a dialogar con entidades que brindan auspicio. Es recomendable pedir una reunión o entrevista para anticipar cómo sería una relación a largo plazo con cada entidad auspiciadora que tienes bajo consideración. Dedica tiempo a investigar y leer la información disponible en sus páginas web, y habla con organizaciones y personas que ya tengan experiencia con Auspicio Fiscal. Pídeles recomendaciones y referencias. Cuando identifiques posibles auspiciadores, usa esta lista de preguntas para guiar la entrevista e investigación. Recuerda adaptar las preguntas a tus necesidades y las del proyecto. 

Preguntas para seleccionar una posible entidad auspiciadora 

  1. ¿Cuál es su visión, misión y cultura como organización?
  2. ¿Tienen un acuerdo de Auspicio Fiscal? ¿Puedo leerlo?
  3. ¿Poseen un manual de procesos para el día a día? ¿Puedo leerlo?
  4. ¿Tenemos que completar una solicitud de Auspicio Fiscal?
  5. ¿Cómo se determina la cuota para cubrir parcialmente los gastos administrativos del Auspicio Fiscal, sobre ingresos recibidos o sobre gastos realizados? ¿Cuál es el porcentaje?
  6. ¿Tienen capacidad de empleomanía? ¿Hay beneficios para las personas empleadas?
  7. ¿Poseen un sistema de finanzas en línea para ver el estatus de las finanzas y crear reportes?
  8. ¿Está incluido en la cuota el costo de seguros de responsabilidad pública para actividades?
  9. ¿Cuánto es el tiempo estimado para pagos por servicios profesionales desde que se somete factura?
  10. ¿Es posible hacer ventas de productos? ¿Se podría recibir pagos por servicios ofrecidos?
  11. ¿Qué apoyo ofrecen para escritura de propuestas y actividades de recaudación de fondos?
  12. ¿Qué capacidades tienen para campañas de recaudación de fondos? ¿Utilizan algún programa (software) o plataforma en línea?
  13. ¿Cuál es su política sobre propiedad intelectual?
  14. ¿Tienen la capacidad para adquirir propiedades?
  15. ¿Se puede realizar abogacía en diversos temas dentro de los proyectos que auspician?
  16. ¿Se pueden hacer actividades de cabildeo? 
  17. ¿Cuál es el proceso para retirarse como proyecto auspiciado? ¿Está descrito en el acuerdo de Auspicio Fiscal?