Recomendaciones para grupos que buscan Auspicio Fiscal
Con frecuencia, las personas, colectivos y organizaciones buscan Auspicio Fiscal porque tienen una oportunidad de recibir un donativo, pero no tienen exención contributiva. La búsqueda entonces puede tornarse un poco confusa y apresurada por la necesidad de recibir los fondos. La relación de Auspicio Fiscal funciona mejor cuando se lleva a cabo como una colaboración, con propósitos y estilos de trabajo compatibles. A la hora de buscar Auspicio Fiscal, conviene tener claro qué se quiere lograr y con qué tipo de entidad se desea colaborar.
¿Por dónde empezar? Descripción del proyecto
Una manera sencilla de comenzar es identificar las necesidades y fortalezas de tu proyecto, la meta, y los objetivos. Luego, es importante anticipar las actividades que realizarás para lograr esas metas y objetivos. Al tener una una descripción detallada del proyecto, se puede reconocer si se requieren seguros especiales, consideraciones específicas de propiedad intelectual, adquisición de terreno y propiedad, o venta de productos o servicios. Esa información también ayuda a la posible entidad auspiciadora a decidir si puede auspiciar el proyecto o no.
La descripción del proyecto para el que buscas Auspicio Fiscal debe incluir lo siguiente:
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- Tipo de actividades que se llevarán a cabo (Ej: sembrar en un huerto comunitario, dar clases de arte, crear una red vecinal de energía solar, abrir una cocina comunitaria, eventos musicales y teatrales, tutorías para estudiantes, abogar por política pública a favor de la comunidad, campaña educativa, etc.)
- Cantidad de personas necesarias para gestar el proyecto y cuáles serán sus roles
- Servicios profesionales temporeros (Ej: talleristas, servicios de jardinería, servicios de construcción, servicio de limpieza, servicios de planificación estratégica, etc.)
- Materiales (Ej: artículos de oficina, computadoras, pintura, libros, mesas, herramientas de jardinería, materiales de arte, cámaras fotográficas, programas/softwares, etc.)
- Equipo (vehículo, camioneta, sistemas de energía renovables o captación de agua, equipo de agricultura y conservación, equipos especializados de arte, equipos de limpieza de áreas públicas, etc.)
- Dónde se realizarán las actividades y qué relación tienen -si alguna- con el espacio requerido (Ej: al aire libre, en un centro comunal alquilado, en una propiedad privada donada o alquilada, si se requiere adquisición de terreno, en una edificación, si se requiere alquiler de espacio, etc.)
- Qué productos, si alguno, surgirán del proyecto (Ej: logos, obras de arte, documentos educativos, productos para la venta, etc.)
- Resultados deseados de las actividades
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¿Cómo saber si el Auspicio Fiscal apoya mi misión?
Cuando tengas una descripción escrita y detallada que describe el proyecto para el cual buscas auspicio, entonces debes considerar cómo la herramienta de Auspicio Fiscal podría apoyar su consecución; si el momento es el indicado para recibir Auspicio Fiscal; cuál es el tipo de organización con la que te gustaría tener una relación y qué tipo de Auspicio Fiscal necesitas.
Aquí algunas preguntas guía:
¿Qué queremos lograr con la herramienta de Auspicio Fiscal?
- Realizar proyectos alineados con propósitos caritativos, según lo definen el Departamento de Hacienda y el IRS.
- Lograr cambios mediante acciones subvencionadas con fondos que requieren exención contributiva.
- Desarrollar mi proyecto o nuestra organización a largo plazo.
- Realizar un proyecto definido por un tiempo limitado.
- Recibir fondos caritativos en lo que tramitamos nuestra exención contributiva.
- Trabajar en colaboración con otra organización para lograr nuestra misión.
¿Estamos en el momento de recibir Auspicio Fiscal?
- Tenemos la capacidad de desarrollar y llevar a cabo proyectos
- Tenemos metas claras de lo que queremos hacer y lograr
- Somos un grupo de personas con experiencia trabajando para lograr metas en común
- Tenemos estructura legal y entendemos qué implica (para OSFL y corporaciones)
- Estamos en cumplimiento con el Departamento de Hacienda y el IRS (para OSFL y corporaciones)
- Estamos en cumplimiento con el Departamento de Estado (para OSFL y corporaciones)
- Tenemos una junta directiva (para OSFL y corporaciones)
¿Podemos compartir el control?
- Queremos co-administrar fondos y responsabilidades de nuestros proyectos.
- Nos interesa entrar en una relación con otra entidad.
- Podemos aceptar que otra entidad tenga discreción final sobre fondos que necesitamos para nuestros proyectos.
¿Cuál sería la entidad auspiciadora ideal?
- Nuestras misiones son compatibles. Tenemos objetivos en común
- Nuestros valores y cultura de trabajo son compatibles. Tienen procedimientos escritos claros de co-manejo de fondos
- Pueden atender nuestras necesidades (Ej: recursos humanos, seguros, recaudación de fondos y administración de propiedades)
- El acuerdo de Auspicio Fiscal provee el balance de poder necesario para mantener agencia y libertad programática
¿Qué tipo de auspicio debemos buscar?
Por ejemplo:
Modelo A – Proyecto Directo:
- No estamos incorporados en el Departamento de Estado de Puerto Rico.
- Estamos incorporados como una corporación sin fines de lucro, pero no tenemos exención contributiva.
- No tenemos capacidad de contabilidad para gestionar pagos.
- Necesitamos seguros, plataformas de empleo y contratación, y otros elementos de contabilidad y administración.
Modelo C – Subvención Pre-Aprobada:
- Estamos inscritos en el departamento de estado
- Tenemos Junta Directiva activa y voluntaria.
- Poseemos un equipo gestor de la organización.
- Estamos en cumplimiento con el Departamento de Hacienda y el Departamento de Estado.
- Tenemos capacidad administrativa y de contabilidad para manejar pagos, contrataciones, empleomanía, seguros y otros requisitos corporativos y de sin fines de lucro
- Existen fondos suficientes para operar dentro de un sistema de reembolso
Cómo seleccionar la entidad auspiciadora
Una vez tienes claro para qué sería beneficioso tener Auspicio Fiscal y cuál es el proyecto, empieza a dialogar con entidades que brindan auspicio. Es recomendable pedir una reunión o entrevista para anticipar cómo sería una relación a largo plazo con cada entidad auspiciadora que tienes bajo consideración. Dedica tiempo a investigar y leer la información disponible en sus páginas web, y habla con organizaciones y personas que ya tengan experiencia con Auspicio Fiscal. Pídeles recomendaciones y referencias. Cuando identifiques posibles auspiciadores, usa esta lista de preguntas para guiar la entrevista e investigación. Recuerda adaptar las preguntas a tus necesidades y las del proyecto.
Preguntas para seleccionar una posible entidad auspiciadora
- ¿Cuál es su visión, misión y cultura como organización?
- ¿Tienen un acuerdo de Auspicio Fiscal? ¿Puedo leerlo?
- ¿Poseen un manual de procesos para el día a día? ¿Puedo leerlo?
- ¿Tenemos que completar una solicitud de Auspicio Fiscal?
- ¿Cómo se determina la cuota para cubrir parcialmente los gastos administrativos del Auspicio Fiscal, sobre ingresos recibidos o sobre gastos realizados? ¿Cuál es el porcentaje?
- ¿Tienen capacidad de empleomanía? ¿Hay beneficios para las personas empleadas?
- ¿Poseen un sistema de finanzas en línea para ver el estatus de las finanzas y crear reportes?
- ¿Está incluido en la cuota el costo de seguros de responsabilidad pública para actividades?
- ¿Cuánto es el tiempo estimado para pagos por servicios profesionales desde que se somete factura?
- ¿Es posible hacer ventas de productos? ¿Se podría recibir pagos por servicios ofrecidos?
- ¿Qué apoyo ofrecen para escritura de propuestas y actividades de recaudación de fondos?
- ¿Qué capacidades tienen para campañas de recaudación de fondos? ¿Utilizan algún programa (software) o plataforma en línea?
- ¿Cuál es su política sobre propiedad intelectual?
- ¿Tienen la capacidad para adquirir propiedades?
- ¿Se puede realizar abogacía en diversos temas dentro de los proyectos que auspician?
- ¿Se pueden hacer actividades de cabildeo?
- ¿Cuál es el proceso para retirarse como proyecto auspiciado? ¿Está descrito en el acuerdo de Auspicio Fiscal?