Consideraciones por área operacional
Finanzas y Contabilidad: Usar un sistema compartido de contabilidad en línea facilita compartir información e informes financieros. La entidad auspiciadora debe proveer esto. El grupo que recibe auspicio , gestiona el proyecto por lo que también tiene la responsabilidad de cumplir con leyes y reglamentos y llevar a cabo funciones básicas de contabilidad, como mantener los recibos y evidencias de todos los gastos, preparar informes de resultados, y asegurar que los recibos y facturas que reciben cumplan con los estándares de contabilidad. Para Proyectos Directos los récords de contabilidad los mantienen la entidad auspiciadora y el equipo gestor del proyecto en un mismo sistema. Para proyectos de Re-Subvención es indispensable que el grupo que recibe auspicio mantenga sus propios récords independientes sobre los fondos de Auspicio Fiscal y cómo se utilizaron.
Recursos Humanos: Independientemente del tipo de relación de Auspicio Fiscal que se establezca, le corresponde a la entidad auspiciadora y a quien recibe auspicio verificar que se cumplan todas las leyes y reglamentos sobre las personas empleadas y contratistas. En el caso de Proyecto Directo, todas las personas que trabajan en la gestión y realización de las actividades del Proyecto son personas empleadas o proveedores de servicios de la entidad auspiciadora. En el caso del proyecto de Re-Subvención las personas que trabajan en la gestión y realización de las actividades del Proyecto son personas empleadas o proveedores de servicios del grupo que recibe auspicio.
Recaudación de Fondos: Es la responsabilidad del grupo que recibe auspicio de recaudar fondos para el Proyecto y mantener relaciones con donantes, fundaciones y la comunidad. La entidad auspiciadora se encarga de recibir donativos, reconocerlos ante los donantes y preparar recibos. Además, la entidad auspiciadora debe proveer un sistema para recibir donativos en línea y establecer unas guías claras sobre el lenguaje correcto a utilizar al momento de solicitar donativos. Para todas los tipos de relaciones de Auspicio Fiscal es la entidad auspiciadora quien solicita subvenciones (“grants”). Cada subvención tiene requisitos y procedimientos distintos, por lo que es importante que haya comunicación entre la entidad auspiciadora y el grupo para identificar los pasos a seguir, cumplir con lo que exige una solicitud y someterla a tiempo. Es beneficioso para ambas partes si se desarrolla un plan de recaudación de fondos para el Proyecto. Cómo se solicitan y se reciben fondos, ya sean donativos o subvenciones, tiene que estar claramente descrito y documentado por la entidad auspiciadora para que el equipo gestor del Proyecto realice actividades de levantamiento de fondos.
Manejo de Riesgos: Los Proyectos que se realizan en una relación de Auspicio Fiscal conllevan distintos tipos de riesgos para los que hay que prepararse. Los riesgos pueden ser evidentes y se conocen desde que comienzan la conversación y antes de firmar el contrato de Auspicio Fiscal. Sin embargo, hay otros riesgos que surgen mientras se llevan a cabo las actividades del Proyecto. Ambas partes deben reconocer que el riesgo es manejable cuando se reconoce y se atiende con antelación. Todo Proyecto debe tener seguro de responsabilidad pública que proteja a ambas partes. Cuando se trata de actividades con menores de edad o eventos en los que se manejan herramientas especializadas, hay que considerar regulaciones aplicables sobre permisos, certificaciones adicionales y seguros de accidentes. Para Proyectos Directos la entidad auspiciadora debe procurar los permisos, las certificaciones y seguros indicados según la actividad o asegurar que el equipo gestor del proyecto cumpla con ello. Para proyectos de Re-Subvención el grupo gestiona y mantiene los seguros sin embargo es recomendable que en las pólizas se designe a la entidad auspiciadora como aseguradora adicional.
Promoción y comunicación: La relación de Auspicio Fiscal requiere que ambas partes reconozcan que la imagen pública del Proyecto y sus logros es importante y debe considerarse antes de comenzar la relación. Eso incluye qué logos, fotografías e ilustraciones se utilizarán y cómo se describirá la relación de auspicio fiscal en los medios sociales, páginas web, boletín informativo (newsletter) y otros medios de comunicación. También se debe determinar cuál será el proceso de preparación, revisión y aprobación de contenidos para la prensa y el público en general.
Propiedad Intelectual: La propiedad intelectual de los Proyectos puede incluir fotos, dibujos, videos, logotipos, el nombre del proyecto, invenciones o hasta código informáticos. Convencionalmente en las relaciones de Proyecto Directo es la entidad auspiciador quien retiene la propiedad intelectual de lo que se crea durante la relación, sin embargo vale la pena considerar oportunidades para compartir la propiedad entre las partes o hacer que el trabajo esté disponible libremente para otras partes interesadas, utilizando construcciones de licencias como Creative Commons o código abierto. Se debe dialogar sobre la propiedad intelectual del Proyecto que haya sido creada antes de formar la relación de auspicio fiscal. Establecer por escrito a quien pertenece y como la entidad auspiciadora lo va a utilizar mientras estén en la relación. Para relaciones de Re-Subvención la propiedad intelectual usualmente se queda con el grupo que recibe auspicio pero deben utilizarse de forma que sigan fomentando los fines benéficos subyacentes del Proyecto, incluso una vez que éste se considere finalizado. En ambos casos es importante asegurar que el beneficio privado de esa propiedad intelectual es un mero subproducto del beneficio público.